Erros na Emissão de Nota Fiscal Eletrônica: saiba como evitá-los

Você já passou por uma situação complicada quando, só após emitir a sua nota fiscal, perceber um erro nos dados preenchidos ou nos campos de informações sobre a empresa? 

Se sim, saiba que acontecer erros na emissão de notas fiscais eletrônicas é algo mais comum do que parece. 

Infelizmente, dependendo da gravidade do erro, o documento precisa passar por um processo de cancelamento e correção, demandando ainda mais tempo e energia do empreendedor. 

Para driblar situações assim, o mais sábio a fazer é simplesmente evitar erros durante o processo de emissão. 

Pensando nisso, para te ajudar, a equipe Quero Faturar desenvolveu esse conteúdo completo, com um passo a passo direto e eficaz para evitar erros na emissão de notas fiscais eletrônicas.

Se quiser otimizar tempo e evitar situações comprometedoras com esse documento tão importante, basta continuar a leitura! Acompanhe!

Por que evitar erros na emissão de nota fiscal eletrônica?

Não é novidade para nenhum empreendedor ou prestador de serviços que emitir notas fiscais, sejam elas eletrônicas ou não, é uma etapa fundamental para o sucesso do negócio. 

Afinal, somente assim é possível pagar devidamente todos os impostos e tributos junto a órgãos federais reguladores, como o Fisco e Receita Federal. 

Caso contrário, a consequência e punição são certas e inevitáveis.

Mas, ainda mais importante do que saber da obrigatoriedade é evitar erros na emissão de notas fiscais eletrônicas — com erros, é impossível determinar com exatidão a tributação final correta e o histórico de vendas da empresa. 

A falta de assertividade nas notas traz muitos prejuízos para a empresa, como:

• pendências e incompatibilidades junto ao Fisco, devido à probabilidade de pagar impostos a mais ou a menos do que a quantidade real;
• incapacidade de tomar decisões estratégicas assertivas, já que a equipe não pode se basear totalmente no registro de vendas da empresa;
• possibilidade de decepcionar e perder clientes, que receberão notas fiscais errôneas.

Erros para evitar na emissão da Nota Fiscal Eletrônica 

Deu para perceber que existem muitas consequências negativas quando existem erros nas notas fiscais eletrônicas, não é? 

Para evitar quaisquer falhas e deslizes durante o processo de emissão, é necessário seguir pelo menos 6 passos que citamos abaixo. 

Saiba escolher o certificado digital correto 

O certificado é uma assinatura digital da empresa e é necessário para o processo de emissão de nota fiscal eletrônica. 

Ele identifica uma pessoa física ou jurídica, e valida as informações contidas em contratos e notas fiscais. Se encontrar erros na emissão de notas fiscais eletrônicas, o processo se altera. 

É a partir disso que a fiscalização tem garantia de que os dados presentes nesses documentos são válidos. 

Existem alguns modelos de certificado digital, sendo os principais o A1 e o A3. Mas, qual deles é o mais indicado para o seu negócio, afinal? É simples! Basta entender as principais diferenças entre eles e fazer a sua escolha. 

O A1 é digital e instalado diretamente no emissor de nota fiscal automática ou no seu computador. Ele tem validade de 1 ano. Já o A3 tem validade de 3 anos e é físico, como um pendrive ou token.

As diferenças são bem maiores do que pode parecer no primeiro contato. Primeiro você deve saber que o certificado A1 oferece mais autonomia em seu uso no dia a dia para evitar erros na emissão de notas fiscais eletrônicas. 

O fato de ter suas informações salvas em nuvem e poder ser utilizado a qualquer hora e lugar também ajuda muito. Usando o A3 com seu formato físico, é necessário carregá-lo consigo para emitir notas fiscais.

Assim, sua decisão dependerá de quanto está disposto a investir e qual o grau de autonomia e flexibilidade desejado.

Atenção na hora de preencher os dados 

Uma das principais razões de a nota ser rejeitada e que poderia ser facilmente evitada caso houvesse mais organização e atenção é o preenchimento incorreto de dados, que acarretam em erros na emissão de notas fiscais eletrônicas. 

Por isso, muita atenção ao faturar uma nota fiscal!

É importante manter um cadastro atualizado com CNPJ, endereços e contatos para não causar nenhum tipo de transtorno na consulta ou emissão de notas, caso a empresa dependa das informações de seus clientes para emitir a NFe corretamente.

Ter o cadastro de e-mail de seus clientes atualizado também é importante para garantir que ele receba o arquivo oficial XML e, assim, comprove a segurança da venda. 

Caso sua empresa não envie o arquivo XML comprovando a segurança da venda, ela pode ser penalizada — esse é mais um dos erros na emissão de notas fiscais eletrônicas. 

Existem muitas formas de gerar esse arquivo, sendo que muitos sistemas emissores de notas fiscais já oferecem essa opção automaticamente, facilitando a sua jornada. 

Em outros casos, é necessário entrar em contato com a equipe de suporte para descobrir qual o passo a passo para emitir o arquivo XML manualmente. 

Renovação do certificado digital

Caso ele esteja vencido, a autoridade certificadora precisará ser contatada para liberar o acesso novamente às emissões. 

Geralmente se trata do “erro 90”. Se você utilizar o certificado tipo A1, será preciso instalá-lo novamente; se for o A3, você deve inserir novamente o token (pen drive) e reiniciar o sistema.

Outro cuidado que se deve ter ao se tratar é salvar as senhas de uso dos certificados, inclusive a de revogação, para não haver dúvidas ao usá-las, sempre que necessário.

Não automatizar a emissão das notas fiscais 

Hoje, não existe mais uma boa razão para pessoas físicas ou jurídicas não optarem pela facilidade gerada por um processo de emissão de notas fiscais que não seja automatizado. 

Basta ver como pode ser trabalhoso o processo de emissão e quantos inconvenientes podem surgir em um processo que ainda é feito manualmente. 

Por ser um processo trabalhoso, preencher todas as informações pode ocasionar mais de um problema na emissão de nota fiscal eletrônica. 

Seja um erro de digitação, esquecimento ou falha no próprio sistema das prefeituras. A lista é grande.

Para evitar maiores dificuldades, escolha um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas que possa automatizar de forma inteligente esse trabalho. 

Assim, são evitados erros na emissão de notas fiscais eletrônicas, além da falha humana, e garantem todo o suporte que sua empresa precisa para seguir com tranquilidade. 

Afinal, se hoje é mais simples emitir notas, também é mais fácil fiscalizá-las.

Nota Fiscal não autorizada 

Quando a Secretaria da Fazenda encontra algum problema em dados cadastrais do destinatário ou do emitente da nota fiscal, principalmente em sua inscrição estadual, municipal ou CNPJ, pode ocorrer uma falha na emissão. 

Essas falhas são identificadas ao final do preenchimento como “código 1” ou “código 2” e “erro 508”.

Cancelamentos e correções

Os erros na emissão de notas fiscais eletrônicas resultam em cancelamentos e correções — duas situações que, para serem resolvidas, despendem tempo e mão de obra. Dois ativos valiosos para qualquer empreendedor. 

O cancelamento deve ocorrer, caso seja detectada qualquer incoerência nas informações da nota e pode ser feito em até 24 horas da emissão. 

Já em caso de correções, a empresa terá 30 dias para fazer as alterações, a fim de evitar inconsistências.

Mais uma razão para redobrar o cuidado ao emitir uma nota fiscal: os valores de impostos, quantidades de produtos, dados cadastrais e datas de emissão não podem ser alterados.

A missão do Quero Faturar é justamente evitar que tais erros ocorram. 

Experimente por 15 dias sem compromisso e, caso lhe agrade, contrate o sistema por apenas R$29,90 no seu plano mensal. 

Não há taxa de implantação, e garantimos a melhor e mais eficaz ferramenta para emissão de notas fiscais do mercado!

Conheça mais sobre o sistema para emissão de Nota Fiscal Eletrônica da Quero Faturar

Erros na emissão de NF podem comprometer a empresa.

Percebeu como erros na emissão de notas fiscais eletrônicas podem comprometer todo o negócio e credibilidade de uma empresa? 

Por isso, a melhor opção de todas para evitar erros e deslizes humanos é automatizar o processo de emissão das notas fiscais eletrônicas. 

Com um baixo investimento mensal, a emissão se torna totalmente confiável e eficaz, sem trazer dores de cabeça ou prejuízos financeiros aos empresários. 

Se você gosta desse tipo de conteúdo e quer aprender mais sobre empreendedorismo e controle de notas fiscais e faturamento, não deixe de conferir o Blog Quero Faturar, que contém dicas exclusivas!