Como Preencher Nota Fiscal? Saiba quais dados devem constar

Quantas notas fiscais você já emitiu hoje? E durante a semana?

No dia a dia do empreendedor, uma das principais tarefas é a emissão de notas fiscais. Trata-se de um registro de alguma forma de negociação entre a empresa e seus clientes (ou outras empresas). É essencial para evitar problemas com a fiscalização do governo.

No entanto, as notas são também uma forma de garantir visibilidade sobre as vendas. Assim, ajudam no controle financeiro das empresas.

Por isso, é preciso entender como preencher nota fiscal com maior agilidade, começando por saber as diferenças entre os vários tipos e descobrir como lidar com eventualidades. 

Desse modo, você consegue aumentar a produtividade e cuidar melhor de uma ação que faz parte da rotina diária. Saiba mais. 

Afinal, como preencher a Nota Fiscal?

O preenchimento da nota fiscal é um processo que pode ser mais demorado, a depender do tipo de nota e de quantas notas você já gerou. Para quem faz isso pela primeira vez, é sempre mais difícil, pois a pessoa não está acostumada com os campos e com essa rotina.

Para quem já faz isso rotineiramente, é preciso agilizar o processo, encurtando as etapas e ganhando mais tempo.

Depois do aval do município, com o credenciamento, as empresas já podem começar a emitir suas notas para comprovar suas vendas e sua movimentação. Então, é preciso saber exatamente como fazer isso com eficácia.

Quais dados devem constar na Nota Fiscal?

No preenchimento, alguns dados são sempre pedidos, como o nome da empresa, a razão social, o CNPJ, a natureza da transação, a descrição dos produtos ou serviços. A data e a hora são essenciais também.

Outros dados são a quantidade de produtos, código de atividade da empresa, dados sobre o cliente ou sobre o CNPJ e endereço das empresas tomadoras.

Em alguns casos, você precisa de inscrição municipal e estadual, bem como o endereço da empresa.

Você deve se ater a esses dados e preenchê-los com cuidado para não errar. É importante mencionar que os meios de preenchimento podem ajudar a automatizar as etapas depois da primeira emissão.

Nesse caso, o seu trabalho é checar os campos específicos para cada nota e mudar o que precisa ser mudado. 

Para entender ainda mais sobre como preencher nota fiscal, é crucial atentar aos diversos modelos de notas. Vamos falar sobre alguns deles a seguir.

Nota Fiscal Simples

Essa é a nota principal que registramos para comprovar e regularizar as compras/vendas. Geralmente, são notas físicas, preenchidas com a ajuda de algum software emissor.

Nota Fiscal de Produto

Temos também a nota fiscal de produto, que pode ser uma nota eletrônica (NF-e) ou uma nota de consumidor (NFC-e).

No caso de NF-e, é importante cuidar da questão dos impostos. Há, por exemplo, a incidência de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

Já a NFC-e é muito comum em supermercados e em outros tipos de estabelecimentos varejistas. É uma nota direta para atestar a transação, como um comprovante de venda.

Nota Fiscal de Serviço

Já a NFS-e é muito comum em transações entre dois CNPJs. É preciso também verificar o imposto cobrado. 

Quais cuidados devem existir no momento de preencher a Nota Fiscal?

Como falamos, são vários detalhes envolvidos na emissão e no preenchimento de uma nota fiscal. 

É preciso muita atenção ao registro do nome do cliente ou do CNPJ da empresa tomadora na prestação de serviços. Um erro nesses campos pode ser prejudicial demais para o seu negócio.

É importante ser o mais fiel possível com relação à transação — ao produto ou ao serviço vendido. 

Nesse sentido, é necessário conhecer a fundo o tipo de nota que você vai emitir e saber as particularidades de cada campo. Com o tempo, isso vai ficando mais fácil. 

Sobretudo, o cuidado maior deve ser direcionado ao cálculo dos impostos, de modo a evitar riscos de sonegação. Os gestores devem saber exatamente quais impostos incidem sobre a nota emitida, de forma a assegurar o cálculo ideal e correto.

Outro ponto é depois do preenchimento: o cuidado com o armazenamento das notas. Algumas empresas usam backups como uma forma de salvar os registros em um local seguro, e isso é o ideal a se fazer.

Não ter esse controle pode prejudicar o negócio quando houver a necessidade de fazer uma conferência dos valores e do controle financeiro geral.

O que fazer em caso de erro ao preencher Nota Fiscal?

No caso de um erro no preenchimento, é necessário cancelar essa nota, solicitando o cancelamento aos órgãos competentes. 

Então, a empresa pode emitir uma nota corrigida, com os dados devidamente atualizados.

Contudo, ainda é importante checar algumas condições cruciais para o cancelamento.

• A nota precisa de autorização do Fisco;
• O cancelamento deve ser feito antes do envio da mercadoria ao cliente;
• O cancelamento deve ser feito antes da transportadora criar o manifesto de transporte daquele produto.

Como um emissor online pode ajudar no preenchimento da NF?

Um dos principais pontos é a automação. Uma vez que um sistema assume a emissão das notas, é possível continuar aumentando a escala do número de produtos/serviços, sem erros no preenchimento.

Ou seja, o sistema auxiliar vai cooperar com o preenchimento dos campos para evitar problemas, de modo a liberar os funcionários para outras tarefas. Isso reduz falhas, retrabalho e custos. Além disso, diminui o tempo para realizar essas emissões.

Inclusive, o cálculo de impostos, que pode ser algo tão complexo e demorado, é feito de forma ágil e automática.

É possível também obter maior confiança na criação das notas, com a certeza de que os processos estão padronizados e consolidados. 

Outra questão é a devida integração com a contabilidade da empresa. Os registros das notas são salvos em backups para ajudar na segurança e na conferência. 

Assim, sua empresa cresce de forma segura, com a emissão de notas acompanhando o processo. Tudo com clareza, transparência e precisão.

Saiba como a Quero Faturar pode te ajudar na Emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

Conclusão

Conforme vimos, compreender as melhores técnicas de como preencher nota fiscal ajuda na redução do tempo dessas tarefas tão comuns. Assim, você ganha muito em produtividade, em redução de custos e em eficiência.

Ademais, é possível aumentar a precisão, eliminando os erros. 

No geral, esse impacto favorece a sustentabilidade do negócio, elimina erros cruciais e beneficia o compliance com o governo. Sem problemas nessas questões, a gestão pode se concentrar em outras áreas, para buscar crescimento e melhorar a vida dos clientes.