Cancelamento extemporâneo: entenda o que é e como é feita a solicitação

É normal que na hora de preencher e emitir documentos fiscais eletrônicos, aconteçam alguns equívocos que fazem o arquivo conter informações erradas.

Em casos assim, existe um prazo para que seja cancelada essa nota fiscal e outra seja emitida, corretamente, em seu lugar.

Quando esse prazo não é cumprido por alguma razão, é preciso solicitar o cancelamento extemporâneo.

Tem dúvidas sobre esse assunto e não sabe bem o que fazer em casos de cancelamento extemporâneo?

A equipe Quero Faturar ajuda você!

Confira abaixo nosso artigo dedicado ao tema e fique informado sobre esse tópico importante da gestão contábil.

Boa leitura!

Afinal, o que é cancelamento extemporâneo?

Também chamado de cancelamento fora de prazo, o cancelamento extemporâneo é um recurso oferecido pela Secretaria de Fazenda para que o contribuinte cancele um documento que já foi emitido.

Pode ser aplicado esse tipo de cancelamento para os seguintes documentos fiscais:

• Nota Fiscal Eletrônica, a NF-e;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico, o CT-e;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico e outros serviços (CT-e OS).

Quando pode ser solicitado o cancelamento extemporâneo?

Sempre que ocorrem falhas no preenchimento de dos documentos que citamos acima, o cancelamento extemporâneo pode ser solicitado pelo seu emissor.

Em caso de cancelamento de uma venda pelo tomador do frete, também é possível pedir pela medida extemporânea, evitando maiores prejuízos tanto para a empresa vendedora quanto para a transportadora responsável pela mercadoria.

É essencial se atentar para esse pedido e conferir os dados da nota no novo preenchimento, uma vez que informações divergentes em notas fiscais podem gerar multas e problemas com a Receita Federal.

Cancelamento extemporâneo: como é feito?

Essa solicitação não é um processo burocrático de ser feito; e vamos explicar abaixo qual o procedimento a ser seguido na prática.

Primeiro, a empresa deve abrir um protocolo no site da Secretaria de Fazenda do seu estado, podendo contar ou não com o auxílio de um contador para isso.

Nesse protocolo, devem ser anexados os documentos solicitados pelo órgão regulador, atestando a situação e comprovando a necessidade do cancelamento extemporâneo.

Deve ser paga, também, a Taxa de Serviços Estaduais (TSE), uma multa aplicada sobre o valor total do documento.

Depois da análise da documentação e do pagamento aprovado, o pedido é aprovado. Simples assim!

Documentos necessários

Como mencionamos acima, para a solicitação do cancelamento extemporâneo, é necessário o anexo de alguns documentos importantes.

Listamos eles abaixo; confira:

• chave de acesso do documento fiscal;
• livro de entradas e saídas correspondentes ao lançamento da operação;
• comprovante de que a operação em questão não foi realizada da maneira correta ou prevista.

Com esses documentos junto à solicitação, são maiores as chances de que o protocolo seja aprovado pela Sefaz do estado.

Quem pode fazer a solicitação desse tipo de cancelamento?

O serviço de cancelamento extemporâneo pode ser feito por contribuintes que sejam emissores de documentos fiscais.

Estamos falando de empresas que emitem:

• NF-e;
• MDF-e;
• CT-e;
• CT-e OS.

Lembrando que esse tipo de solicitação só acontece quando os emissores desejam cancelar o arquivo após o prazo de cancelamento normal já ter sido encerrado.

Logo, o pedido de cancelamento não deve ser feito por terceiros, mas a empresa emissora pode contar com o auxílio de um contador para esse procedimento.

Qual o prazo para o cancelamento extemporâneo?

Após a realização e aprovação da solicitação pela Secretaria de Fazenda estadual, existe um prazo para que o documento seja oficialmente cancelado nessa modalidade.

Os prazos são distintos para as notas fiscais eletrônicas e para o Conhecimento do Transporte Eletrônico.

No caso da NF-e, o prazo legal de cancelamento da nota é de 24 horas, contando logo da autorização da solicitação.

Quando feito o cancelamento extemporâneo, esse prazo aumenta em até 168 horas e, em alguns estados, pode ser em até 480 horas.

Por isso, é importante verificar o que as regras da Sefaz do seu estado dizem sobre essa solicitação.

Já com relação ao CT-e, a legislação aplicada é a federal, quanto ao prazo do pedido de cancelamento desse tipo.

O documento pode ser cancelado em até 168 horas após a solicitação aprovada pela Receita, desde que não tenha ocorrido nenhum outro fato que interfira na solicitação.

Também no caso da CT-e de cancelamento extemporâneo, aplicam-se as regras de cada estado com relação ao seu prazo.

Cobrança de multa

É comum que alguns estados cobrem a Taxa de Serviços Estaduais (TSE), na solicitação de um cancelamento extemporâneo.

Apesar de variar de acordo com cada estado, o valor da multa costuma ser de cerca de 1,5% do valor total do documento em questão.

Esse valor deve ser pago para que o solicitante possa receber o número de protocolo e o Documento de Arrecadação (DAR/AUT).

Quais as restrições para a solicitação de cancelamento?

Existem algumas situações que impedem a realização desse tipo de cancelamento, ou que automaticamente resultam em indeferimento do pedido.

Se a mercadoria já estiver em circulação, por exemplo, o documento não pode ser cancelado.

Nos casos do Conhecimento do Transporte Eletrônico, só pode ser solicitado o cancelamento extemporâneo se o serviço de transporte ainda não tiver sido iniciado.

Quando já tiver sido emitida a Carta de Correção Eletrônica relacionada ao CT-e, o documento também não pode ser anulado.

Em caso de qualquer tipo de divergência em relação às normas do Manual de Orientações do Contribuinte (MOC), o documento também não pode ser cancelado.

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Conclusão

Agora você sabe tudo sobre o cancelamento extemporâneo de notas fiscais, incluindo suas condições e valores de multa!

Manter a atenção quanto aos prazos é essencial para que não haja problemas com a anulação do documento.

Além disso, atente-se sempre para o preenchimento correto dos dados, evitando divergências cadastrais que podem ser prejudiciais para a empresa.

Manter a regularidade de todos os documentos e da gestão contábil do seu negócio é essencial para garantir um crescimento empresarial dentro das exigências da Lei.

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