Por que emitir nota fiscal? Conheça a sua importância!

Pensando em abrir um negócio ou expandir e investir em sua iniciativa empreendedora? Existem algumas informações que você precisa saber para desenvolver seu negócio e levá-lo a outro patamar com responsabilidade.

Um dos aspectos que você precisa estar por dentro na hora de iniciar suas atividades comerciais é sobre a emissão de nota fiscal e como manter seu empreendimento em situação regular perante os órgãos do Governo Federal.

A nota fiscal é um documento, um instrumento que garante a validade das transações executadas para empresa e cliente, além de manter seu negócio legalizado, íntegro e reconhecidamente confiável no mercado.

Para saber mais sobre por que emitir nota fiscal e seu armazenamento, separamos algumas informações pertinentes e que podem auxiliar você a entender a importância desse documento. 

O que é a Nota Fiscal?

A Nota Fiscal é uma das obrigatoriedades na hora de montar seu negócio. 

É um documento oficial de registro das transações de venda dentro da sua empresa; ao receber qualquer pagamento, você deve oferecer a nota fiscal ao cliente, comprovando a transação e a garantia de posse do produto ou serviço a partir de então.

Por que emitir Nota Fiscal?

Agora que você já sabe o que é a Nota Fiscal, é hora de falarmos sobre a importância da emissão dela em todas as suas transações.

Primeiramente, é importante ressaltar mais uma vez a obrigatoriedade dessa emissão, garantindo regularidade do seu negócio, mas além disso, a Nota Fiscal é um direito do consumidor. 

Do ponto de vista da empresa, a Nota Fiscal ainda facilita muito o andamento das questões administrativas.

O setor contábil organiza o cálculo de impostos, o financeiro estima o faturamento com maior precisão e o setor responsável pelo estoque consegue controlar com maior facilidade as entregas e reposições.

A não emissão de Nota, além de agir diretamente dificultando o desenvolvimento desses setores, influencia a gestão financeira de modo geral e pode configurar até crime de sonegação fiscal.

A importância da emissão da Nota Fiscal Eletrônica

A partir de 2006, foi instituída a emissão da famosa NF-e – a Nota Fiscal Eletrônica -, um formato digital da Nota Fiscal e que modificaria a relação entre os setores de fiscalização e órgãos regulamentadores e as empresas emissoras.

Foi através da NF-e que aproximaram-se, de forma online, mais rápida e menos burocrática, a relação entre emissão e regulamentação. 

Hoje, ao emitir uma NF-e, a Secretaria da Fazenda recebe diretamente os dados em seu banco de informações.

Dessa forma, o processo manual foi aposentado e erros foram diminuídos vertiginosamente, otimizando toda a experiência para empresa e Governo.

Benefícios de emitir a Nota Fiscal

Na hora da emissão de Nota Fiscal, você está indo além de apenas manter regular sua situação com o Fisco.

Há muitos benefícios na emissão de Nota Fiscal que garantem agilidade na administração do seu negócio e tranquilidade para o cliente, além de segurança e confiabilidade no mercado.

Alguns dos maiores benefícios da emissão de Nota Fiscal você confere na lista abaixo.

Redução com os custos de impressão

Nota Fiscal antigamente era emitida manualmente em talões liberados pelo Fisco, e possuía vias feitas com papel carbono. Parece algo tão antigo agora, não é mesmo?

Depois veio a Nota Fiscal, impressa e transportada junto com a mercadoria – modalidade ainda bastante usada hoje em dia, ainda mais na circulação de mercadorias entre Estados. 

É importante carregar junto dos produtos a Nota Fiscal que designa seu local de origem e de destino.

Porém, com a tecnologia, essa modalidade também está dando espaço para a difusão da NF-e. 

Sistemas de certificação digital que fazem a emissão de NF-es oferecem opções, dentro do sistema, de enviar ao cliente por e-mail seu arquivo NF-e e o arquivo XML. 

Além disso, no transporte, é possível contar com aplicativos de celular com leitura de QR Codes que, na fiscalização, oferecem as informações pertinentes em apenas um toque. 

Com isso, houve uma redução de custos de impressão – que reflete, inclusive, em uma ação positiva ao meio ambiente.

Otimização na hora de guardar documentos fiscais

O mesmo acontece com o armazenamento de informações. 

É previsto por lei a empresa emissora contar com Notas Fiscais emitidas por, pelo menos, cinco anos. 

Dessa forma, se fosse levado em consideração apenas as versões físicas, cada empresa deveria possuir um depósito abarrotado de papéis com pouca finalidade e que levaria horas até encontrar o documento requisitado.

Hoje, a partir de softwares e, algumas vezes, até do próprio sistema de emissão, é possível armazenar e acessar os arquivos com muita facilidade e rapidez.

Redução de custos no envio de nota fiscal

Registros e envios, que antes geravam custos, não são mais necessários. 

Com a nova modalidade NF-e, é possível repassar todas as informações ao cliente e ao órgão fiscalizador com apenas um e-mail, simples assim. 

Dentro de alguns sistemas, já dentro da emissão da nota, é capaz de incluir mais de um endereço eletrônico que receberá as notas fiscais. 

Ou seja, você pode enviar, de uma só vez, para o cliente e seu escritório contábil.

Redução e otimização de tempo

Um dos maiores benefícios da emissão de Nota Fiscal é, provavelmente, o quanto de tempo pode ser poupado, tanto para a empresa quanto para o cliente.

Principalmente dentro do empreendimento, a otimização do tempo com a interligação do sistema de emissão é altíssima. Como citado anteriormente, os setores contábil, financeiro e controle de estoque são beneficiados diretamente com isso.

Se você ainda não sabia por que emitir Nota Fiscal, agora tem todas as informações necessárias para entender o quão importante é fazê-lo.

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Conclusão

Todos os porquês de emitir Nota Fiscal estão atrelados a garantir eficiência, transparência e agilidade em transações de venda, além de manter regulamentada e em situação legal o empreendimento junto ao Governo Federal.

Fazendo emissão de notas fiscais com responsabilidade, é possível conduzir uma gestão eficaz e desenvolver ainda mais o seu negócio.

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