O que é XML da Nota Fiscal? Descubra qual é a sua importância!

Se você trabalha com comércio de produtos e serviços, muito provavelmente já está familiarizado com a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), mas você entende o que é XML da Nota Fiscal e a importância deste instrumento?

A nota fiscal é um documento imprescindível na oferta de serviços, compra, venda e circulação de mercadorias em todo o território nacional. 

É uma obrigatoriedade e também uma ferramenta de segurança em transações das mais variadas.

Com o desenvolvimento da tecnologia, novas demandas apareceram no mercado e, dentre elas, a criação de um modelo menos burocrático e mais rápido. É sobre isso que falaremos em seguida. Então para descobrir o que é XML da nota fiscal, siga a leitura.

O que é o arquivo XML da Nota Fiscal?

Para entender o que é XML da Nota Fiscal, é necessário falar antes da NF-e, a modalidade eletrônica das notas fiscais. 

Pensando em otimizar o processo de emissão de notas fiscais e integrá-lo aos órgãos responsáveis, como a Secretaria da Fazenda, por exemplo, a Nota Fiscal Eletrônica entrou em vigência e aposentou os talões do Fisco.

Após a criação da NF-e, institucionalizada em 2005, foram criados também mecanismos para facilitar a vida e garantir maior segurança aos procedimentos fiscais e o arquivo XML é um deles.

O formato XML é um documento que armazena em si todas as notas fiscais a partir de um certificado digital, ou seja, a permissão de funcionamento e emissão de notas do seu negócio. 

É basicamente o padrão nacional da escritura fiscal.

Para que serve o arquivo XML da Nota Fiscal?

Quando você efetua uma compra, uma versão da NF-e e do arquivo XML é enviada, geralmente por email. 

Ao converter o arquivo XML para PDF (que necessita softwares específicos para isso), é possível ter acesso a todas as notas fiscais emitidas no nome do comprador.

O arquivo XML é, assim, um documento de comprovação da efetividade da venda. A partir dele, o governo pode calcular o recolhimento de tributos e formalizar a posse do bem ou serviço adquirido. 

Para a empresa, o arquivo XML da nota fiscal otimiza o controle de impostos, de faturamento e comprova a legalidade do bem ou serviço oferecido. Para o consumidor, é um comprovante em caso de troca ou devolução, além de fazer parte da prestação de contas na hora do Imposto de Renda.

O que deve conter em um arquivo XML?

O arquivo XML deve conter algumas informações básicas acerca de todo o trâmite entre as partes. Dá para se dizer que, ainda mais que a NFe, o arquivo XML é quem armazena todas as informações sobre vendedor, comprador, mercadorias e tributos.

Os principais dados, aqueles que obrigatoriamente precisam incorporar um arquivo XML são:

Dados da Nf-e

As informações da NF-e precisam ser cuidadosamente preenchidas. Elas se referem diretamente às datas de entrada e saída do produto ou serviço, o valor total da nota e detalhes específicos de localização dela: número, modelo e série.

Todos esses dados são armazenados e ficam liberados para acesso dos órgãos competentes e também do emissor e do cliente.

Dados do Emissor e do cliente

Nesse caso, seja o cliente PJ ou PF, todos os dados são também incluídos no arquivo XML.

Em caso de transação empresa-empresa, os números de CNPJ de ambas, suas inscrições estaduais e municipais, endereços de funcionamento e, obviamente, suas razões sociais são especificadas. 

Em caso de transação empresa-pessoa física, os dados da empresa citados anteriormente se somam ao nome completo, CPF e endereço do cliente.

Dados sobre o produto/serviço

Todos os detalhes sobre o serviço oferecido ou produto comercializado também constam na NF-e e no arquivo XML: quantidades, valores individuais e descrição dos itens que compõem o total da transação.

Dados do ICMS

Todos os tributos que incidem sobre a transição e suas especificações também integram a nota fiscal eletrônica: a base de cálculo do ICMS total e dentro de cada produto, os valores também de PIS, COFINS e IPI, os seguros e valores referenciais de frete.

Qual a importância do arquivo XML?

O arquivo XML é importante tanto para a empresa emissora quanto para o cliente, pois é um documento que assegura a regularidade da compra.

De forma geral, o arquivo XML da nota fiscal eletrônica tem validade fiscal e jurídica para a empresa – que possui um prazo estabelecido para armazenamento do arquivo, sujeito a multas em caso de fiscalização.

Além disso, é papel do arquivo XML também indicar a propriedade de um bem ou serviço e permitir ao governo verificar os detalhes e a legitimidade da transação.

A emissão do arquivo XML é uma obrigatoriedade e assegura a regularidade das transações, regulamentariza a situação da empresa quanto ao governo e mantém uma gestão eficiente e facilitada.

Como armazenar o arquivo XML da Nf-e

 É estabelecido por lei que o arquivo XML da NF-e deve ser armazenado pela empresa emissora e pelo cliente por, pelo menos, cinco anos.

O não armazenamento, em caso de fiscalização, pode acarretar em penalidade e multa. Para armazenar esses arquivos, é possível contar com ferramentas e softwares específicos. Alguns sistemas de certificação digital, inclusive, possuem essa possibilidade já dentro da sua plataforma.

É também recomendado manter uma versão física, se possível, da NF-e.

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Conclusão

A NF-e e o arquivo XML são instrumentos essenciais e de obrigatoriedade para empresas que comercializam produtos e serviços, proporcionando segurança para ambas as partes e garantindo regularização perante ao Governo.

Se comprometa com a emissão e armazenamento correto dos arquivos, a transparência das informações e esteja em situação regular perante os órgãos de fiscalização.

Em caso de qualquer dúvida, a Quero Faturar pode ajudar você quando o assunto é nota fiscal eletrônica. Entre em contato e teremos uma solução esperando por você.

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