Cancelamento de Nota Fiscal: saiba quando é possível cancelar

Se você já cometeu algum erro ao preencher a sua nota fiscal e percebeu somente depois de emitir, sabe como o cancelamento de nota fiscal é importante nesse caso. 

Caso isso ainda não tenha acontecido com você, porém, saiba que em algum momento isso será necessário — afinal, todos estamos sujeitos a erros e deslizes na emissão de notas fiscais. 

Por isso, o mais sábio a fazer é se preparar para esse cenário, sabendo exatamente quando o cancelamento de nota fiscal é necessário e quais suas regras e procedimentos. 

Pensando em te ajudar com esse aspecto, a equipe Quero Faturar desenvolveu este artigo completo, com tudo o que você precisa saber sobre a emissão e cancelamento de nota fiscal. Basta continuar a leitura. Confira!

Cancelamento de Nota Fiscal: como funciona?

Antes de escolher, de fato, o cancelamento da nota fiscal, é importante entender que existem outros meios para correções mais simples, quando o erro não é tão gritante. 

No caso de quebra de sequência numérica das notas, por exemplo, o mais simples a fazer é apenas inutilizar a sequência inexistente. 

Isso só acontece caso o número da NF não tenha sido utilizado, nem preenchido. 

Basta comunicar a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e solicitar a inutilização.

Ainda existe a possibilidade de, ao invés de cancelar ou inutilizar, corrigir a NF através de uma carta de correção. 

Isso pode ser feito através do serviço da Carta de Correção Eletrônica, oferecido pelo governo. 

Em contrapartida, o cancelamento é necessário quando há erros cometidos no preenchimento de valores e tributos, ou quando há renegociação de preços e desistência da compra, como você entenderá mais a fundo a seguir. 

Principais motivos de cancelamento de Nota Fiscal

Existem alguns fatores chave para que ocorra o cancelamento de Nota Fiscal, desde a venda ser cancelada até o cálculo e preenchimento incorreto de informações. 

É sempre bom ter esses pontos em mente para entender exatamente quando solicitar o cancelamento da nota fiscal em tempo, sem que sua empresa precise pagar multas posteriormente.

Venda cancelada

Não existe outra saída: quando a venda é cancelada, a nota fiscal também precisa ser cancelada e inutilizada. 

Afinal, imagine quantos problemas fiscais e contábeis não aconteceriam caso a nota fiscal continuasse ativa, mas o dinheiro da venda não estivesse em caixa. 

Na verdade, isso representaria um prejuízo desnecessário para a própria empresa, que poderia ter sido resolvido com o simples cancelamento da nota fiscal. 

Desistência

Outro ponto que pode acontecer na sua empresa e ser um motivo para o cancelamento de notas fiscais é o cliente desistir da compra. 

Essa desistência também deve ser levada a sério e estimular o cancelamento da nota, para que ela não continue ativa no sistema e cause problemas futuros para a contabilidade e a fiscalização da empresa. 

Tal qual o exemplo anterior, manter essa nota fiscal ativa e parte do histórico da empresa pode causar inúmeras dificuldades e impasses.

Cálculo incorreto

Existe ainda a possibilidade de o sistema ou você, manualmente, calcular incorretamente os tributos, valores de impostos e quantia total da nota fiscal. 

É por isso que, ao preencher sua nota e antes de apertar o botão “emitir”, você deve revisá-la e estar atento às informações, principalmente os cálculos. 

Afinal, imagine como seria se, na sua nota fiscal, fosse calculada uma tributação de 10%, ao invés de 1%, por exemplo. 

O prejuízo para o setor financeiro da sua empresa seria certo — além de que, caso não fosse paga a tributação, seu negócio poderia ter problemas com o Fisco.

Erro de preenchimento

Por fim, outro erro comum que necessita de cancelamento é o erro de preenchimento da nota. 

Nesse caso, são inseridos de modo equivocado dados sobre a empresa ou sobre o cliente, que pode ser uma pessoa física ou jurídica, como:

• Nome e razão social;
• CNPJ ou CPF;
• Endereço;
• Atividade CNAE da empresa e função executada;
• Inscrição municipal ou outros dados.

O erro é ainda mais grave caso sejam preenchidos erroneamente os números e valores da Nota Fiscal. 

Isso significa que, caso haja algum equívoco no campo de “unidades”, “valor unitário” ou “valor total”, é sempre necessário solicitar o cancelamento de nota fiscal.

Quais são as regras para o cancelamento da Nota Fiscal?

Para que aconteça o cancelamento de nota fiscal, é essencial seguir algumas regras e procedimentos que podem variar um pouco a cada estado e região. 

As regras determinam que, para o cancelamento da nota fiscal, é necessário:

• a nota precisa ter sido autorizada pelo Fisco, ou seja, não pode ter sido rejeitada após a emissão;
• a mercadoria não pode ter saído do estabelecimento comercial, muito menos enviada ao cliente;
• o destinatário não pode ter feito a ciência da emissão, ou seja, não pode ter tido contato ou baixado a nota fiscal antes;
• a transportadora também não pode ter feito o manifesto de transporte da mercadoria segundo a nota fiscal.

Além disso, é essencial que a solicitação de cancelamento e efetivação do mesmo sejam feitos em menos de 24 horas. 

A maioria dos estados seguem essa regra do prazo de 24 horas, mas é preciso verificar se no seu isso também é válido — afinal, existem alguns casos específicos em que o prazo é de apenas 2 horas!

Se o prazo for ultrapassado, ainda existe a possibilidade de cancelar a nota, mas com multas e penalidades.

Existe multa para cancelar a Nota Fiscal?

Sim! Existe multa para o cancelamento de nota fiscal quando a solicitação de cancelamento ultrapassa o prazo de 24 horas determinado. 

Nesse momento, a multa é de 1,5% do valor do documento fiscal, ou seja, do valor total da nota. 

Além disso, é necessário entrar com uma solicitação de devolução da mercadoria, caso a nota já tenha passado pela ciência do cliente. 

É importante analisar também quais são as preferências e especificações de cancelamento das notas no seu estado, e quais são as orientações do seu estado. 

Como fazer o cancelamento da Nota Fiscal?

O cancelamento de nota fiscal pode ser feito pelo mesmo software ou sistema que ela foi emitida. 

Basta consultar a NF-e e selecionar seu cancelamento, apontando a justificativa do procedimento.

Com esse procedimento, a SEFAZ retornará a informação de comprovação do cancelamento ou insucesso do mesmo. 

Aqui entra a importância de ter um bom software de emissão de notas fiscais — afinal, além de emiti-las, é nele que todos os procedimentos de cancelamento e alteração da nota serão realizados. 

Por isso, é essencial que o seu programa ofereça um bom suporte e uma interface amigável, capaz de permitir esse tipo de operação de modo simples e intuitivo. 

Essas características você só encontra no sistema Quero Faturar — as notas fiscais emitidas por ele já somam mais de 3 milhões, comprovando sua eficácia. 

Então, não perca tempo com softwares que dificultam a sua vida. Aposte no sistema Quero Faturar e fique satisfeito com o excelente atendimento e recursos que ele apresenta!

Saiba como a Quero Faturar pode te ajudar na Emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

O Cancelamento deve ocorrer em até 24 horas

Percebeu como o cancelamento de nota fiscal é um tema importante, que merece atenção? 

Neste artigo você entendeu que, além de ser muito importante saber como emitir notas fiscais eletrônicas, podem acontecer erros na emissão. 

Caso sejam informados dados ou valores incorretos, é necessário recorrer ao cancelamento, que deve ser realizado no prazo de 24 horas.

Também aprendeu que, passado esse prazo, uma multa de até 1,5% do valor total da nota pode ser aplicada. 

Por isso, é importante preencher todas as notas fiscais com atenção, para que o cancelamento não seja nenhum pouco recorrente. 
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