Como Emitir Nota Fiscal Avulsa: tire suas dúvidas sobre a emissão

Saber como emitir Nota Fiscal Avulsa é uma ótima solução para empresas com baixo fluxo de vendas ou profissionais autônomos que não possuem CNPJ.

Empreendedores que não têm obrigatoriedade de emitir nota fiscal em todas as vendas também podem utilizar esse serviço.

Como o Microempreendedor Individual MEI, obrigado a emitir nota fiscal apenas quando vende ou presta serviços à pessoa jurídica, estando isento dessa exigência quando a transação acontece com pessoa física.

Para entender melhor como emitir Nota Fiscal Avulsa e se faz sentido para o seu negócio usar essa opção, continue a leitura aqui e tire suas principais dúvidas.

Como emitir Nota Fiscal Avulsa: entenda o que é

A Nota Fiscal Avulsa (NFA-e) tem validade assim como uma Nota Fiscal Eletrônica, é um documento que comprova a transação comercial que ocorreu entre o emissor e o cliente, seja uma venda ou a prestação de um serviço.

Porém, é mais indicada para empreendedores que não precisam contribuir com o ICMS ou aqueles que não costumam gerar notas de todas as transações, mas algumas vezes precisam emitir quando um cliente solicita.

Por isso, é uma solução prática para micro e pequenas empresas ou qualquer categoria de negócio que não utilizam um software para emissão de notas fiscais.

Diferenças entre nota fiscal e nota fiscal avulsa

Os dois tipos de notas possuem o mesmo objetivo e valor legal, de comprovar e registrar a transação comercial entre as partes.

As principais diferenças são que a Nota Fiscal Avulsa é usada quando a necessidade de emissão é esporádica, não sendo indicada para empresas com alto volume de vendas ou que são obrigadas a gerá-la.

Outro ponto é que diferente da nota fiscal eletrônica, a Nota Fiscal Avulsa pode ser emitida manualmente, sem a necessidade de utilizar um software específico.

Qualquer pessoa pode emitir Nota Fiscal Avulsa?

Qualquer pessoa física ou jurídica que souber como emitir Nota Fiscal Avulsa pode usar essa solução em seus negócios.

Ou seja, ela pode ser usada por profissionais autônomos com ou sem CNPJ aberto, empreendedores MEI e por não contribuintes do ICMS.

Micro e pequenas empresas com baixo fluxo de emissão de notas fiscais e/ou que não possuem software para emissão desses documentos, também podem usar a opção da Nota Fiscal Avulsa. 

Afinal, como emitir Nota Fiscal Avulsa?

Existem duas maneiras de emitir Nota Fiscal Avulsa, pelo sistema eletrônico ou manualmente, sendo que ambas possuem a mesma validade legal.

Emissão no sistema eletrônico

A emissão da NFA-e é realizada diretamente no site do Sefaz (Secretaria da Fazendo do Estado).

Porém, cada estado possui suas próprias regras e legislações em relação a esse documento, tanto que, alguns estados não autorizam o uso dele, como é o caso do Distrito Federal.

Por isso, é complicado informar um passo a passo de como emitir Nota Fiscal Avulsa, já que é a autoridade tributária estadual que define o processo de emissão. 

Então, para saber quais passos seguir na hora de emitir uma NFA-e, você deve acessar o site do Sefaz do estado e município onde está sendo realizado a transação comercial.

A emissão da NFA-e pode ser feita de duas maneiras, no modelo 55, onde o armazenamento e a emissão acontecem de forma exclusivamente eletrônica e sem arquivo de impressão, sendo que o documento é enviado ao cliente por um arquivo XML.

Ou no modelo 1-A, onde a NFA-e é emitida eletronicamente no sistema, porém, somente tem validade sua versão impressa, o que demanda extremo cuidado na hora de guardar o documento.

Emissão manual

Pessoas físicas podem emitir a Nota Fiscal Avulsa manual, para isso é preciso comparecer à prefeitura e se informar quais os documentos necessários para abrir um cadastro municipal.

Essa nota manual deve ser preenchida praticamente com as mesmas informações de uma nota fiscal avulsa eletrônica, não existe uma padronização entre os municípios.

Como fazer a consulta de uma Nota Fiscal Avulsa?

Assim como a emissão, a consulta de uma Nota Fiscal Avulsa deve ser realizada diretamente no site do Sefaz.

Ao acessar o site e encontrar a opção de consulta, é necessário digitar a chave de acesso e selecionar uma das opções de nota.

Sendo que a opção “Produção” é referente às notas fiscais emitidas com validade jurídica, e a opção “Homologação” às notas que não possuem essa validade.

Quais as vantagens de emitir Nota Fiscal Avulsa?

Para empresas e empreendedores que precisam emitir notas fiscais esporádicas, existem algumas vantagens em utilizar a Nota Fiscal Avulsa, como:

• Economia; para emitir uma Nota Fiscal Avulsa eletronicamente não é necessário possuir nenhum software de emissão de notas ficais, o que acaba sendo mais viável para pequenos negócios, assim, não precisam arcar com os custos desses sistemas.
• Possibilidade de negociar com empresas, empreendedores autônomos sem CNPJ podem perder oportunidade de fechar negócios com empresas por não terem como oferecer nota fiscal de seus serviços ou produtos. Com a NFA-e essa barreira é quebrada, ampliando o leque de oportunidades.
• Segurança, a NFA-e é emitida de maneira segura e seus dados permanecem armazenados na chave XML, garantindo que não haverá perda ou extravio do documento (quando emitidas no modelo 55).

E as desvantagens?

Para ter certeza de que emitir Nota Fiscal Avulsa é uma boa solução para o seu negócio, você precisa entender que esse sistema possui algumas desvantagens, como:

• Não é prática, pois toda vez que for emitir uma NFA-e será preciso preencher todas as informações manualmente, por isso, negócios que demandam um grande fluxo de emissão de notas fiscais mensalmente devem optar por opções mais práticas para otimizar esse processo.
• Não podem ser corrigidas, esse é um ponto de atenção, pois caso seja verificado algum erro após a emissão da nota, a única solução é cancelar e emitir uma nova. Diferente das notas fiscais eletrônicas, que podem ser ajustadas por uma carta de correção.
• Não são padronizadas, como as NFA-e são emitidas diretamente pelo Sefaz de cada estado, é necessário estar atento às regras de emissão que o órgão define em cada localidade, lembrando ainda que, alguns estados não aceitam a utilização desse tipo de nota.

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Conclusão

Agora você já sabe como emitir Nota Fiscal Avulsa e em quais situações essa opção de emissão deve ser utilizada, sendo mais indicada para profissionais autônomos sem CNPJ e empresas com baixo fluxo de emissão de notas fiscais

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