Inutilização de Nota Fiscal Eletrônica: o que é e quando fazer?

Você já errou durante o preenchimento ou apuração das informações de uma nota fiscal? Se sim, sabe que existem inúmeras possibilidades para consertar o erro. 

Dentre elas, é possível cancelar, corrigir ou fazer a inutilização da nota fiscal eletrônica. 

A questão é: quando deve ser feita a inutilização de nota fiscal eletrônica? Ou ainda, como realizar, de fato, esse processo? 

Essa é uma dúvida muito comum, que aflige diversos empreendedores e empresários brasileiros. 

Para te ajudar com essas questões, a equipe Quero Faturar desenvolveu este conteúdo completo. Basta continuar a leitura. Confira! 

O que é Inutilização de Nota Fiscal Eletrônica?

A inutilização de nota fiscal eletrônica é a forma que as empresas encontraram de avisar órgãos como a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), que uma sequência de notas fiscais precisa ser invalidada. 

Dessa forma, o empreendedor pode ficar despreocupado quanto a riscos fiscais e jurídicos. 

Esses riscos podem ser decorrentes de uma sequência, seja de nota fiscal de produto ou serviço, que teve a numeração quebrada. 

Para que serve a inutilização da NFe?

A inutilização de nota fiscal eletrônica serve para evitar problemas futuros com fiscalização. 

Todas as NF que são inutilizadas não podem ser contabilizadas e ficam inativas, sem validade legal ou fiscal. 

Pode acontecer de o sistema emissor dar problema, ou ocorrer algum imprevisto a nível técnico, acarretando nesses problemas. 

Em todo caso, quando uma sequência numérica é quebrada ou interrompida, é preciso inutilizá-la. 

Isso só é possível, porém, se a numeração não tenha sido usada em nenhuma outra NF e se o ocorrido não seja, de nenhum modo, fraudulento.

Quando é feita a inutilização da nota fiscal eletrônica?

A inutilização de nota fiscal eletrônica é feita quando a sequência numérica que a identifica, é rompida. 

De modo simples, basta analisar que, em seu documento, existem dois campos: o “Série” e o “Número”. 

O campo número é, literalmente, o número da NF-e que está sendo emitida dentro daquela série. 

Por exemplo, se seu negócio é recente, suas NFs começarão na série 1, com o campo numérico seguido de nove dígitos zerado, dessa forma:

• Série: 1;
• Numeração: 000.000.000.

Suponhamos que você já tenha emitido 15 notas fiscais eletrônicas. Então, o seu número seria: 000.000.015.

Mas, só agora você percebeu que, ao invés da contagem 15, suas notas estão em 45. Analisando mais de perto, percebe que a contagem de 16 a 44 não está correta — na verdade, está em branco! 

Isso mostra que essa sequência foi pulada e não foi utilizada. Nesse caso, é preciso inutilizar a sequência. 

A legislação não permite que haja lacunas em branco, dessa forma, em seu histórico de emissão. 

É então que a inutilização de nota fiscal eletrônica entra em cena! Você precisa avisar a Secretaria da Fazenda que essa sequência não deve ser contabilizada, mas sim, anulada.  

Existe prazo para fazer a inutilização da nota fiscal eletrônica?

Sim! Existe prazo para fazer a inutilização de NF-e. O processo deve ser feito até o 10° dia do mês subsequente à quebra de numeração. 

Essa especificação está bem clara no Inciso II do Artigo 18 da Portaria CAT 162 de 2008, disponível no site oficial da Secretaria da Fazenda. 

Apesar disso, caso o erro seja notado apenas depois desse prazo, ainda sim é possível solicitar uma inutilização. 

A diferença é que o contribuinte pode ser multado, devido à perda de prazo. Isso pode variar muito de estado para estado, conforme a legislação vigente. 

O importante é nunca deixar de informar, de fato, esse erro à Secretaria da Fazenda assim que o mesmo for percebido. 

Caso contrário, a penalidade e outras multas fiscais mais pesadas, já que, através do processo de fiscalização e impostos, serão identificadas divergências nas NF-e. 

É por isso que você deve sempre ficar atento às emissões, ou contratar alguém para ficar de olho nessa parte por você. 

Como fazer a inutilização da Nota Fiscal Eletrônica?

Uma vez identificada a quebra de numeração, a inutilização deve ser solicitada à SEFAZ. Para isso, o primeiro passo é acessar o seu sistema emissor de notas fiscais. 

Se a interface dele for simples, como acontece no Emissor Quero Faturar, tudo será realizado de modo muito intuitivo. 

No nosso caso, basta clicar no menu “Nota Fiscal”, e ver que a opção “inutilizar numeração” vai aparecer em destaque, junto com outras opções como emitir nota fiscal eletrônica ou enviar para contabilidade. 

Assim, basta clicar em “inutilizar numeração” e seguir os passos solicitados. 

Nesse processo, basta informar alguns dados como série, número inicial e final que devem ser inutilizados e outros detalhes. 

Com isso, sua sequência de já será inutilizada, avisando a Secretaria da Fazenda! 

Em outros casos, será necessário escriturar o processo de inutilização também nos Livros Fiscais da empresa. 

Para consultar o andamento da inutilização, basta acessar o site oficial da Secretaria da Fazenda, com o Portal de Notas Fiscais. Selecione a opção “Serviços” e “Consultar Inutilização”. 

Quando a inutilização da NFe não deve ser feita?

A inutilização da NF-e não deve ser feita caso a sequência não tenha sido quebrada. 

Também não deve conter os status anteriores de “cancelada”, “devolvida”, “rejeitada”, “complementar” ou “denegada”.

Em todos esses casos, o número da NF já foi utilizado e passou por outros processos, estando agora com tais status. 

Por isso, não podem ser inutilizados. 

Se você busca por um sistema simples e intuitivo de mexer, com uma equipe de suporte especializada à sua disposição, precisa conhecer o Emissor Quero Faturar!

Já são quase 17 mil empresas satisfeitas atendidas, todas com o mesmo depoimento: o sistema é muito simples e fácil de usar. 

Como empresário, sua rotina de trabalho precisa ser facilitada, e não complicada por um sistema ruim. 

Emitimos notas fiscais há mais de 10 anos com agilidade e segurança para a sua empresa. Acesse nosso site e entenda mais sobre como a Quero Faturar pode te ajudar!

Saiba como a Quero Faturar pode te ajudar na Emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

Conclusão

Percebeu como a inutilização de nota fiscal eletrônica não precisa ser um processo extremamente burocrático e complexo? 

Com o conhecimento e as ferramentas certas, você pode decidir se a inutilização é realmente necessária e possível de ser realizada. 

Você ainda pode obter muito mais informações interessantes sobre o universo das notas fiscais e gestão contábil através do Blog Quero Faturar. 

Nele, você encontrará os melhores conteúdos sobre cancelamento de notas fiscais; diferença entre cupom e nota fiscal, e muito mais!