Nota Fiscal de Devolução: entenda o que é e quando deve emiti-la

Em alguns casos, acontece de o cliente resolver devolver a mercadoria comprada – e, quando isso ocorrer, a empresa precisa saber como proceder com a nota fiscal de devolução.

É obrigatório, no processo de devolução da mercadoria, que a nota fiscal de devolução informe os tributos envolvidos e os valores listados.

Você sabe como emitir uma nota fiscal de devolução? Conhece seus tipos e em quais situações ele se faz necessária?

Para responder a essas e outras perguntas, a equipe Quero Faturar preparou o conteúdo abaixo, com as principais informações que você precisa saber sobre nota fiscal de devolução.

Boa leitura!

O que é uma Nota Fiscal de Devolução?

A nota fiscal de devolução é o documento obrigatório para quando o consumidor resolve devolver as mercadorias que foram adquiridas em uma empresa.

Com a nota fiscal de devolução é que se firma essa operação de forma efetiva, anulando o processo de compra, informando os tributos da operação e estornando valores (quando necessário), e garantindo a segurança e satisfação do consumidor.

Além disso, a nota fiscal de devolução também é importante para o vendedor, pois é ela que atesta que a mercadoria foi devolvida para o estoque da empresa.

Quando a Nota Fiscal de Devolução deve ser emitida?

A nota fiscal de devolução é obrigatória nos processos de devolução de compra e venda; conheça-os melhor abaixo:

Devolução de venda

O que acontece na maioria dos casos de emissão de nota fiscal de devolução: quando o cliente decide não receber as mercadorias adquiridas.

Aqui, após o recebimento do produto devolvido, a empresa deve emitir a nota fiscal de devolução com todos os campos obrigatórios preenchidos; isso garante que a sua empresa esteja sempre em dia com a legislação vigente e não cause nenhum problema com o consumidor.

Além disso, a nota fiscal de devolução contribui para a logística da empresa, ajudando no controle de estoque e atestando que a mercadoria devolvida voltou para as instalações da empresa.

Devolução de compra

No processo de devolução de compra, a nota fiscal de devolução deve ser referente à devolução de produtos de uma nota de compra.

Essa operação acontece quando, por exemplo, um fornecedor envia um produto a um cliente que é pessoa jurídica e esse produto chega danificado.

Quais os tipos de nota fiscal de devolução?

Existem dois tipos de nota fiscal de devolução. Conheça-os abaixo e acompanhe as diferenças entre eles.

Devolução emitida pelo destinatário

No caso de devolução emitida pelo destinatário, ele é o responsável por enviar a mercadoria ao remetente, após o recebimento do produto e assinatura do recibo de entrega, sempre anexo à nota fiscal da compra.

Quando isso acontece, o destinatário precisa emitir a nota fiscal de devolução do produto e enviar este, com o novo documento, para a empresa em questão.

Um detalhe importante: quando emitir a nota fiscal de devolução, o destinatário precisa se atentar a preencher o documento com a opção “NF de devolução”, que se encontra no campo de “finalidade”.

Com isso, basta preencher os demais campos com os dados que o destinatário já possui, além de descrever o motivo da devolução.

Devolução com a mesma nota fiscal

Aqui, o destinatário ou o transportador envolvidos no processo de compra e venda, quando não aceitar a mercadoria, deve escrever no verso do DANFE o motivo da devolução; essa nota deve ser datada e assinada.

Após isso, a nota fiscal de origem é usada para que o emissor faça a de devolução. Lembrando que o canhoto não deve ser assinado e nem destacado; isso caracteriza a entrega do produto em questão.

Quando receber de volta a mercadoria, o remetente deve emitir uma nota de entrada, constando os dados que identifiquem o documento de saída, para atestar o recebimento do produto em seu estoque.

Atente-se sempre para o código fiscal, que varia de acordo com o tipo de mercadoria.

Nota Fiscal de Devolução X Cancelamento da Nota

Dois termos que podem confundir o destinatário, os processos de nota fiscal de devolução e de cancelamento da nota são utilizados para finalidades diferentes.

No caso do cancelamento da nota fiscal, é possível realizar esse processo quando a mercadoria ainda não tenha sido enviada e esteja dentro do prazo estabelecido pelo estado.

Ainda, para que seja feito o cancelamento da nota fiscal, o destinatário da mercadoria não pode ter realizado a chamada “Ciência da Emissão”, que precede o download do arquivo em XML da nota fiscal eletrônica.

Estando de acordo com esses critérios, o Fisco gera a autorização de uso e o cancelamento da nota fiscal pode ser realizado no emissor de notas fiscais.

Como fazer a emissão da Nota Fiscal de Devolução?

Importante destacar que, para realizar o processo de emissão da nota fiscal de devolução, ou qualquer outra nota de um produto, é necessário ter um cadastro de cliente ou de fornecedor, ou um certificado digital, ou um cadastro de produtos. No caso de emissão pelo destinatário, ele precisa ter em mãos os dados da empresa.

Quando se tratar de um caso de devolução com o acompanhamento da mesma nota, é preciso indicar, no verso do documento, o motivo da devolução, escrito de forma clara e detalhada.

Quando a empresa emitente receber a mercadoria de volta, a nota que vier com o estorno é arquivada em um processo diferente das demais notas fiscais.

No caso de uma nota fiscal de devolução de venda, deve ser escolhida a opção “nota de devolução” no campo que indica a finalidade da nota.

Aqui, também deve constar o motivo pelo qual está sendo feita a devolução da mercadoria. Além disso, precisam estar no documento o número, data de emissão e série, além dos dados referentes à nota fiscal original.

Quando o caso é a troca do produto enviado, é feito o envio do novo produto ao destinatário com a emissão da nota de devolução de compra.

Se isso não for possível, a nota fiscal de baixa do estoque deve ser emitida e a mercadoria, ficar fora de circulação.

Leia também: Como Preencher Nota Fiscal? Saiba quais dados devem constar.

Quer mais facilidade para a emissão de notas fiscais do seu negócio? O sistema Quero Faturar é feito para empresas que querem se livrar de burocracias e garantir mais autonomia e segurança para suas operações!

Conclusão

Corrigindo situações de devoluções de produtos que, por mais que não sejam as ideais, podem acabar acontecendo, as notas fiscais de devolução são documentos importantes para a segurança do consumidor e controle de logística das empresas.

Esteja sempre familiarizado com o assunto para garantir que a sua empresa esteja de acordo com a legislação vigente, e proporcionar sempre um serviço transparente e de qualidade para os seus clientes.

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Leia também: Venda Sem Nota Fiscal: descubra quais os riscos para o seu negócio.