Nota Denegada: entenda o que é e como resolver esse problema na nota

Apesar de parecer uma situação grave, a nota denegada é uma ocorrência comum para quem trabalha com emissão de notas fiscais – sendo apenas essencial que seja identificado o erro para não se tornar parte da rotina da empresa.

Não sabe o que fazer quando uma nota é denegada? Nota fiscal denegada é a mesma coisa que nota fiscal rejeitada?

Para sanar essas e outras dúvidas, a equipe Quero Faturar preparou esse conteúdo completo, para que você saiba de todas as informações sobre nota denegada, ajudando a manter a sua empresa sempre na regularidade e garantir a credibilidade e prosperidade do seu negócio.

Acompanhe abaixo e boa leitura!

O que é uma Nota Denegada?

Uma nota denegada é quando o emissor ou destinatário da NFe estão irregulares na Sefaz.

Ou seja, nesses casos, a Secretaria da Fazenda e Planejamento identifica problemas na nota que não segue suas diretrizes; assim, ela não pode ser faturada, bem como também não pode ser corrigida, cancelada ou inutilizada.

Sendo assim, o que fazer quando minha nota for denegada? Vamos explicar ao longo do texto como agir em situações dessa natureza fiscal.

Qual a diferença entre a nota fiscal rejeitada e a nota denegada?

Apesar de serem dois conceitos parecidos, as notas fiscais rejeitadas e denegadas são situações diferentes entre si.

Já explicamos que quando uma nota é denegada, seu número fica registrado permanentemente na Sefaz, não podendo ser alterado ou reaproveitado.

No caso da nota fiscal rejeitada, seu registro não fica no banco de dados da Sefaz, podendo ser reutilizado após identificado o erro.

Assim, concluímos que as notas fiscais rejeitadas podem ser corrigidas submetidas novamente à análise dos órgãos reguladores. É comum ser identificada uma nota rejeitada em casos de CNPJ inválido ou digitado errado, empresa não cadastrada ou, ainda, duplicidade na NF-e.

Leia também: Nota Fiscal de Devolução: entenda o que é e quando deve emiti-la.

Por quais motivos a nota fiscal pode ser denegada?

A nota fiscal denegada é quando algumas das partes estão com irregularidades fiscais na Secretaria de Fazenda.

Ou seja, em caso de destinatário ou emissor que esteja com a Inscrição Estadual suspensa, cancelada, baixada ou em processo para baixa, é comum que a Sefaz denegue a emissão da NF-e. 

Ainda pode ocorrer casos de nota denegada em decorrência do preenchimento errado da NF, erro nas informações de faturamento que constam no documento, e mais qualquer outra falta de cumprimento das exigências previstas em lei.

De acordo com o Manual de Integração – Contribuinte, serão visualizados os seguintes avisos em caso de nota denegada:

• Erro 301 – Denegação: IE do emitente em situação irregular perante o Fisco;
• Erro 302 – Denegação: IE do destinatário em situação irregular perante o Fisco;
• Erro 303 – Denegação: Destinatário não habilitado a operar na UF.

Fiscalizando a emissão de notas fiscais eletrônicas, a Sefaz reduz qualquer tipo de concorrência desleal, detém maior controle sobre as operações fiscais intra e interestaduais, além de combater o principal crime que acomete a fiscalização tributária, que é a sonegação de impostos.

Mas, o que fazer quando a nota é denegada?

A depender de cada caso, o emissor da nota fiscal que for declarada denegada precisa entrar em contato com o fornecedor ou cliente referido para que seja regularizada a situação junto ao Fisco.

Isso porque somente o destinatário da nota é capaz de resolver a pendência com a fiscalização tributária – o emissor da nota apenas alerta com relação ao problema.

Para visualizar uma possível irregularidade, basta acessar o site do SINTEGRA, escolher a UF da empresa e preencher com o CNPJ que deseja consultar.

Como evitar que uma nota fiscal seja denegada?

São diversas as formas de evitar que uma nota fiscal seja denegada.

No caso de um pequeno número de fornecedores, uma gestão manual é o suficiente para verificar e atualizar o cadastro fiscal de cada um, evitando qualquer tipo de irregularidade no Fisco.

Quando há um volume maior de notas fiscais a serem processadas, é interessante investir em uma ferramenta ou processo de otimização para verificar esses cadastros e não desperdiçar muito tempo na emissão de notas fiscais.

A solução mais assertiva é o uso de uma plataforma que realize a consulta das notas fiscais eletrônicas. Com uma ferramenta assim, o DANFE fica impossibilitado de ser emitido sem antes a autorização da SEFAZ; isso evita que seja emitida uma nota fiscal com um número que não poderá ser utilizado ou reaproveitado, nos casos das notas denegadas.

Leia também: Regularização de Empresa: descubra a importância para o seu negócio.

Quais os riscos de uma nota fiscal denegada?

Quando uma nota é denegada e o seu destinatário não regularizar sua situação contábil perante o Fisco, os prejuízos podem ser altos: uma transação finalizada de maneira irregular pode impedir as garantias de recebimento pela operação.

Assim, a nota fiscal denegada é um problema sério para a contabilidade da empresa, para seus cofres, e para a sua regularidade perante os órgãos tributários responsáveis.

Já pensou em contar com uma plataforma de emissão de notas fiscais que é fácil de usar e garante mais agilidade e segurança para as operações da sua empresa? O sistema Quero Faturar é feito para você!

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Conclusão

Uma nota denegada traz diversos problemas para uma empresa, desde prejuízos financeiros, até a impossibilidade de dar continuidade às suas operações comerciais e acordos com parceiros.

Quem gerencia uma empresa sabe da necessidade de estar sempre de acordo com a legislação fiscal vigente, garantindo a prosperidade dos negócios e a credibilidade da empresa.

Verifique com frequência os cadastros envolvidos em suas transações tributárias, além de investir em um sistema automatizado para contribuir com a assertividade da emissão das suas notas fiscais.

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